■　文書管理・図面管理システム【デジタルドルフィンズ】

■　【枚岡合金工具】　金型事業部HP

■　経営者会報ブログ　社長の日記

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【名刺登録の手順とは】
「名刺の登録にも」とありますが、名刺をスキャンして画像として残していても、社名、部課名、氏名など検索キーワードを手入力していたら、エクセル管理と変わらなくなってしまいます。どのような手順で登録を行うのでしょうか。具体的に教えてください。

【ご回答】　
弊社では、名刺をどのようなときに使うのかビジネスシーンを考えて
管理する項目を絞り込んで登録しています。

コンタクトを取る最低限の情報として
１、「会社名」
２、「氏名」
３、「メールアドレス」
に限定しています。
必須項目として、空白の時にはアラートが出て、次に進めないようにしています。

登録の手順は、１〜6ステップです。
１、スキャンスナップでスキャニングします。
２、スキャンデータは、自動でデジタルドルフィンズサーバに送信されます。
３、登録ボタンを押します。
４、登録専用画面が表示され
５、社名、氏名、電子メールアドレスを入力します。
６、登録ボタンを押します。
以上で登録完了です。
※デジタルドルフィンの特徴は、他社と比較して
　　　「登録時に格納するフォルダを選択する必要がない」ことです。
　　　ゆえに、登録時に時間も短縮できますし、パートさんでも登録できます。

「名刺」」に関して
登録する手間が掛からず、継続できなければ意味がありません。
1枚登録するのに時間がかかるのは大問題です。
部署名や肩書き　と郵便番号・住所・TELなどは
登録や変更などメンテナンスには膨大な時間がかかる割りに
使用する機会は皆無です。

物事を始めるとき「とりあえず始めてみる」即行動することが
次なる気づきや発見をもたらします。

登録するとき、完璧をめざすがゆえに、いっこうに登録が進まなくなります。
まずは、コンタクトをとる最低限の情報だけに絞り込むことが「名刺登録」成功するコツといえます。



　　　　　　　　　　　　　　　　　文責　：　古芝保治＠枚岡合金工具株式会社

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【ご質問】
「様々なキーワードで検索できる」けれど「自動文字認識はしない」とお見 受けしました。
 とすると、スキャナで取り込んだ画像一つ一つに検索するためのキーワードをいくつ か入力しなければならないのでしょうか。
膨大な資料の１枚１枚に顧客名や製造年月日や製品名や書類名など打ち込みを要するのでしょうか。

【ご回答　１】
「自動文字認識」はしません。
ＯＣＲの機能はあえて搭載していません。
何故ならば、識字率の問題があるためにデータベース構築上弊害が出るためです。
例えば「１とｉとｌ　イチとアイとエル」は、認識できません。
また、「０とＯ　オーとゼロ」も認識不可です。
過去にも「井戸」「丼戸（ドンブリド）」でごみを認識して　大切なお客様の名前を誤ることもございました。
ユーザーである公認会計士・山下会計事務所様でもＯＣＲでの入力実験をされましたが、「自動文字認識は、識字率の問題があり不採用」とされています。

【ご回答　２】
文書ひとつひとつに キーワードをつけていき整理整頓していきます。
お客様からの問い合わせは、「何がキーをされているのか」により入力する項目をきめさせて頂いております。
枚岡合金工具では、旧図面や検査票に関しては、金型固有の８桁のバーコード番号のみで事足りていますが、顧客様名は予め登録しています顧客様リスト
から選ぶようにしています。
製造年月日や製品名や書類名は、入力していません。



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