KUです。
サーバマシンだけではなく、クライアントマシンのバックアップも取られていますでしょうか。

これは弊社の事例になりますが…

停電により、Outlook Expressの送信済みトレイから、メールが一定期間分、ごっそり消えたというのです。

そのパソコンはUPSを使用していなかったので、停電になると電源が落ちました。

「メールが消えてしまいました」と当日に教えてくれたのが良かったです。

 直ちにバックアップから全データを復元し、必要分だけドラッグアンドドロップで挿入しました。

 具体的な形としましては

・先ず、消えている期間・不足期間を確認します。
・バックアップから「送信済みアイテム.dbx」ファイルをデスクトップに取り出します。
・新しいトレイ「aaa」 を作成します。
・先に取り出しました「送信済みアイテム.dbx 」を「aaa.dbx」に名前を変更します。
・「aaa.dbx」を、Outlook Expressのフォルダに上書きコピーします。
・Outlook Expressを起動し、「aaa」を開きます。
・「aaa」にて、不足していた分を選択し、「送信済みアイテム」に向かって、ドラッグアンドドロップしました。Outlook Expressはこれができるから凄いですね!

 メールが消えた原因?

停電による突然の電源喪失…

「ファイルの中身が丸ごと消える」ケースと、「一部消える」ケースが有ります。

データベースの場合は「一部消える」ケースが多いと思います。しかしながら、どの部分が消えているのか、については判りません。つきましては、発見が遅れるケースも出てくると思います。

「一部消える」に対する考察につきましては：
・データベースはB木という技術を使っているシステムが多いです。
・検索スピードを早めるために、リンクを多用しています。
・データを追加する際に、リンクを「移動」する場合が有ります。これは検索スピードを均一化するために必要な作業です。
・現実の世界で物を移動する場合は、手で運ぶなり、台車を使うなりでの運ぶ作業になりますが…
・データの世界でリンクを移動する場合は、大雑把に「ファイル読む」「 リンク を消す」「 ファイル 書く」　「 ファイル読む」「 リンク を足す」「 ファイル 書く」 という流れになります。
・特にファイル書き込み中に電源が落ちると、部分データの喪失になります…
・データ的にはセクタ(512バイト?)丸ごと白塗り(CRC不一致による、ゼロデータ化?)がされるようですので、データベースの場合は周囲のデータも含んで消える要因になるようです。

 対策?

クライアントマシンもきちんとバックアップを取りましょう!

Outlook Express等をお使いの場合は、停電から復旧の際に、データの欠けがないか確認をしましょう! 不足が有っても、元のファイルからは戻ってきませんので、バックアップから戻してきます
→もし、もとのファイルから戻せるよ! というありがたい情報が有りましたら、コメントにお寄せ頂きたく(^^;